Het doel van de tachograaf is de registratie van de rij- en rusttijden van de chauffeur op basis van de Verordening (EEG) n° 3820/85 (nieuw nummer na 11-4-2007, nl. 561/2006).
Deze verordening heeft een zeer ruim toepassingsgebied: zowel voertuigen onder rijbewijs C of CE, (of zelfs BE en in sommige gevallen ook B), D of DE (= dus van zodra het voertuig of de combinatie van het voertuig een MTM heeft van meer dan 3.5 ton of meer dan 9 zitplaatsen) die leeg of beladen op openbare wegen in alle landen van de Europese Unie worden bestuurd, vallen onder dit ruim toepassingsgebied.
Zelfs ritten naar landen buiten de Europese Unie vallen onder het toepassingsgebied, maar dan op basis van het AETR-verdrag.
Onder zeer strikte voorwaarden zijn er vrijstellingen voor het gebruik van de tachograaf en de bestuurderskaart. De uitzonderingen op het gebruik van de tachograaf zijn volledig Europees opgelegd via verordening 561/2006. Deze is dus rechtstreeks van toepassing in alle lidstaten. De lidstaten zelf, kunnen hier niet aan wijzigen. In concreto betekent dit dat aan de vrijstelling opgenomen in art. 3,h van de verordening niet kan worden gewijzigd.
M.a.w. het vervoer door voertuigen die gebruikt worden voor het niet-commercieel goederenvervoer maar waarvan de toegestane maximummassa meer dan 7,5 ton bedraagt, is niet vrijgesteld!
Net zoals er vroeger een papieren tachograafschijf werd gestoken, is het de bedoeling dat de bestuurder in een voertuig met digitale tachograaf een bestuurderskaart gebruikt, tenzij de vervoersactiviteit of het betrokken voertuig niet onderworpen is aan de rij- en rusttijdcontrole. Daarvoor zijn vrijstellingen voorzien. Er is evenwel vanaf 11-4-2007 een nieuwe lijst van vrijstellingen van kracht geworden en deze is ook gebaseerd op de Verordening n°561/2006.
De digitale tachograaf heeft voor dit doel een "OUT"- of "niet van toepassing"-functie die moet ingedrukt worden in geval het vervoer niet onderworpen is aan de wetgeving inzake de registratie van de rij- en rusttijden.
Bij een analoge tachograaf moet geen tachograafschijf worden gestoken bij vrijgesteld vervoer. Bijvoorbeeld ook vrijgesteld is vervoer buiten voor openbaar gebruik toegankelijke wegen (zoals dus uitsluitend op bedrijfsterreinen), een rit met een voertuig met een MTM van minder dan 3,5 ton, een testrit,...
Uiteraard is het belangrijk te vermelden dat de controle-instanties (lokale en federale politiediensten, douanediensten, ......) geneigd zijn de uitzonderingen uit de lijst met de vrijstellingen restrictief te interpreteren. De uiteindelijke appreciatiebevoegdheid behoort volledig toe aan de bevoegde rechtbanken. Zij baseren hun oordeel (vonnis of arrest) op de concrete en feitelijke vaststellingen van de verbalisanten op het moment dat het voertuig wordt staande gehouden voor controle langs de weg. Bijkomende documenten kunnen eventueel de argumentatie ondersteunen, en dus rechtvaardigen dat het om een vrijgesteld transport ging (bijvoorbeeld een los- of laadbon, factuur, een werk- of orderbon met vermelding van het adres van uitvoering, de statuten van uw maatschappelijke vereniging, enz.).
Er bestaat ook een document genaamd "Verklaring van de gebruiker betreffende “Voertuig niet onderworpen aan de tachograaf”" dat uitgaat van de technische controle. Ter gelegenheid van de technische controle van het betrokken voertuig kan het document ingevuld worden om te verklaren dat het voertuig, op basis van het gebruik ervan, altijd vrijgesteld is van de verplichting om een tachograaf te gebruiken. Van deze verklaring wordt melding gemaakt op het keuringsbewijs door het aanbrengen van een stempel "003": “Volgens verklaring van de gebruiker niet onderworpen aan de controle van de tachograaf". Maar ook dit document is geen afdoend bewijs en wordt door de controle-instanties geëvalueerd op basis van hun concrete en feitelijke vaststellingen op het moment dat het voertuig wordt staande gehouden voor controle langs de weg.
De "verklaring voor activiteiten", kan slechts gebruikt worden in samenhang met de verordening. Dus enkel voor bepaalde gevallen (zoals vakantie, ...) of wanneer u een voertuig gebruikt hebt dat niet onder het toepassingsgebied van de verordening valt. Dit laatste betekent dus gewoon dat u zich kan beroepen op één van de vrijstellingen in de verordening.
M.a.w. u kan de verklaring van activiteiten niet gebruiken indien u zich niet op één van de vrijstellingen kan beroepen.
Boven de 7,5 ton, kan u zich dus niet beroepen op de vrijstelling en bent u steeds verplicht de tachograaf te gebruiken. Dit is nu eenmaal Europees opgelegd.
Als het voertuig niet is vrijgesteld, is de bestuurder verplicht om vanaf de aanvang van de rit zijn persoonlijke bestuurderskaart te gebruiken op een voertuig uitgerust met een digitale tachograaf of om een tachograafschijf te gebruiken bij een voertuig uitgerust met analoge tachograaf. Elke chauffeur die ooit wil inspringen is dus ook verplicht om zijn persoonlijke bestuurderskaart te gebruiken. In dat geval wordt sterk aanbevolen om een verklaring van activiteiten voor te leggen indien een chauffeur wegens bepaalde omstandigheden geen registraties van rij- en rusttijden kan voorleggen.
Bovendien is het verplicht dat een onderneming (eenmanszaak, vennootschap...) als gebruiker (zij het nu als huurder of als leasingnemer of als eigenaar...) van het voertuig dat uitgerust is met een digitale tachograaf een bedrijfskaart gebruikt. Art.17§1 van het K.B. van 14 juli 2005 schrijft immers voor dat de in het geheugen van de voertuigunit opgeslagen gegevens , ten minste om de twee maanden, naar een beveiligd extern medium moeten worden overgebracht, te rekenen vanaf de laatste overbrenging. Deze overbrenging kan enkel maar geïnitieerd worden mits het inbrengen van een bedrijfskaart in de digitale tachograaf.
De bedrijfskaart is technisch niet voorzien voor het capteren van de registraties van rij- en rusttijden en kan dus hoegenaamd niet gebruikt worden als vervanging van een bestuurderskaart, maar zorgt ervoor de gegevens die geregistreerd worden door de digitale tachograaf en opgeslagen worden in zijn massageheugen, afgescheiden zijn van de gegevens van andere gebruikers. (Concreet is de bedoeling dat bij in gebruikname (zelfs voor één dag) van het voertuig door een bepaalde onderneming, de bedrijfskaart wordt ingebracht voor een lock-in van de gegevens. De bedrijfskaart creëert nl. een "folder" of map in de directory-structuur in het computergeheugen van de tachograaf zodat de registraties worden toegewezen aan die folder van dat bedrijf. Zo blijven de gegevens enerzijds privé en anderzijds makkelijker controleerbaar (door sociale inspectie, ... bv.) en uitgelezen (bv. voor loonberekeningen,....) .
Conclusie: De bestuurderskaart is persoonlijk voor de chauffeur onafhankelijk van wie deze kaart betaalt en moet gebruikt worden door de chauffeur als persoonlijk registratiemedium als deze een voertuig die onderworpen is aan de wetgeving inzake de rij- en rusttijden bestuurt met digitale tachograaf. De kaart moet aangevraagd in het land van de woonplaats van de chauffeur. In principe moet de bestuurder zijn persoonlijke kaart dus gebruiken om het even bij welke werkgever en om het even in welk statuut hij deze prestaties uitvoert (als loontrekkende of als zelfstandige). De kostprijs van de bestuurderskaart is 65 euro btw in en kan aangevraagd worden via www.digitach.be.. Deze kaart is 5 jaar geldig.
Het bedrijf dat voertuigen gebruikt (onafhankelijk of het een korte of lange periode is, enz.) ,die uitgerust zijn met digitale tachograaf en die onderworpen zijn aan de wetgeving inzake de rij- en rusttijden, moet een bedrijfskaart hebben om de gegevens afgescheiden te houden van de andere gebruikers. Deze moet niet in het voertuig worden gehouden en moet aangevraagd worden in het land van vestiging van de onderneming voor wie de chauffeurs ( loontrekkende of zelfstandigen) in kwestie hun prestatie verrichten. De kostprijs voor de bedrijfskaart is 150 euro btw in en kan aangevraagd worden via www.digitach.be. Deze kaart is ook 5 jaar geldig.
Tijdens het stilstaan van het voertuig is het de verantwoordelijkheid van de chauffeur op basis van art 15.3 van de Verordening (EEG) n° 3821/85 om zijn activiteiten door de digitale tachograaf te laten registreren in overeenstemming met zijn effectieve tijdsbestedingen. Is de chauffeur aan het werken, is een registratie "werktijd" vereist, is de chauffeur aan het rusten of wachten, is een registratie "rusttijd" of "wachttijd" vereist.
Er is geen andere kaarttype beschikbaar.
